18. Februar 2012, Neue Zürcher Zeitung / NZZexecutive

Qualifizierte Entlastung für den Chef

Arbeitswelt: Assistentin

(Bild: iStock)

Robin Schwarzenbach

«Fräulein Meier, zum Diktat!» – in vielen Büros sorgten solche Aufforderungen jahrzehntelang für klare Verhältnisse. Der Patron liess einen Brief aufsetzen, die Sekretärin folgte den Ausführungen des Chefs stenografisch oder brachte sie direkt per Schreibmaschine zu Papier. Über den Hintergrund der Korrespondenz pflegte sich der Vorgesetzte mit seiner Unterstellten nicht zu unterhalten. Eine zweite Meinung war allenfalls in stilistischen Fragen erwünscht. Darüber hinaus hatten Sekretärinnen neben administrativen Arbeiten vor allem die Post zu erledigen, das Telefon zu bedienen, die Agenda des Chefs zu verwalten und ihn über seine Termine auf dem Laufenden zu halten.

Heute ist das anders. Moderne Kommunikationsmittel haben den Alltag in den Büros von Grund auf verändert. Briefe werden viel seltener verschickt als früher, die Schreibmaschinen sind komplett verschwunden, und die meisten Vorgesetzten wissen, wie man einen Computer bedient, um beispielsweise eine E-Mail zu verfassen.

Das Berufsbild der Sekretärin aber hat dadurch nicht an Bedeutung verloren, im Gegenteil. Denn mit dem Einzug von Bildschirm, Tastatur und Internet hat die Arbeitslast in den Chefetagen nicht ab-, sondern zugenommen. Sämtliche Prozesse haben sich beschleunigt, der Konkurrenzdruck zwischen den Unternehmen ist gestiegen, und viele Führungskräfte sehen sich mit einem Pflichtenheft konfrontiert, das allein kaum mehr zu bewältigen ist.

Im Zuge dieser Entwicklung ist aus der einstigen Schreibkraft eine flexible Mitarbeiterin geworden, die ihrem Chef auch bei dessen Kernaufgaben immer mehr zur Hand geht. Die Sekretärin – die reduzierende Bezeichnung ist nicht mehr opportun – hat den Assistentinnen und deren wenigen männlichen Kollegen Platz gemacht. Assistentinnen beschäftigen sich zwar weiterhin mit organisatorischen Aufgaben, und auch der tägliche Schriftwechsel der leitenden Kräfte einer Firma dürfte vielerorts noch immer über den Schreibtisch im Vorzimmer führen. Parallel dazu haben sich jedoch weitere Tätigkeiten etabliert.

Eigene Teilprojekte

In der Geschäftswelt gehe es heute darum, Vorgesetzte nicht nur administrativ, sondern auch inhaltlich zu entlasten, sagt Annette Rompel, Chefredaktorin von «working@office», einem deutschen Fachmagazin für Büromanagement. Verbreitete Beispiele seien Vorrecherchen und Präsentationen, aufgrund deren die Entscheidungsträger weiter diskutieren oder direkt zu einem Beschluss gelangen könnten. Rompel ist überzeugt, dass es in jeder Firma Projekte gibt, die nicht unbedingt vom Chef selbst geführt werden müssten. Assistentinnen seien dazu ebenso in der Lage, sagt die Fachjournalistin. Und sie ist sich sicher, dass viele Führungskräfte gezwungen sind, Verantwortung abzugeben, und zwar aus arbeitsökonomischen Gründen.

Dieser Druck, effizient zu sein, ist für die Assistentinnen eine Chance. Allerdings gibt es Anzeichen dafür, dass das diesbezügliche Potenzial noch lange nicht ausgeschöpft ist. Eine deutsche Studie aus dem Jahr 2009 hält fest, dass eigene Teilprojekte, Controlling-Aufgaben oder das Umsetzen von Massnahmen nicht zum täglichen Geschäft der Assistenzkräfte gehören. Ferner geht die Erhebung davon aus, dass Grundlagenkenntnisse der wichtigsten Computerprogramme sowie Internet- und Fremdsprachen-Kompetenzen zu wenig ausgeprägt sind (siehe Grafik).

Bessere Fertigkeiten am Computer bilden nach Einschätzung der Autoren jedoch den Schlüssel, um Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten zu gewinnen. Auf diese Weise könnten die Assistentinnen ihren Vorgesetzten qualifiziert zuarbeiten. Die Zeitersparnis, die sich dank überdurchschnittlich gewandten Büromitarbeiterinnen erzielen liesse, beziffert die Studie mit bis zu sechs Stunden pro Tag und Betrieb. Die meisten Unternehmen realisieren einen viel kleineren Zeitgewinn, ein Umstand, der den untersuchten Firmen kaum bewusst zu sein scheint. Von Schulungen haben weniger als ein Drittel der befragten Assistentinnen profitiert. – In der Schweiz gilt eine kaufmännische Lehre als gute Voraussetzung für den Beruf. Nach Angaben des nationalen kaufmännischen Verbandes (KV) schliessen jedes Jahr rund 8000 Lernende eine KV-Ausbildung ab. Nicht bekannt ist, wie viele davon als Assistentinnen arbeiten. Die meisten fangen als Sachbearbeiterinnen an, wie Sandra Gerschwiler, die Lehrverantwortliche des KV Schweiz, erklärt. In dieser Position verantworten sie ein bestimmtes Gebiet in der Administration, ohne einer Führungskraft persönlich zuzudienen. Einer oder mehreren Personen direkt unterstellt werden kaufmännische Angestellte in der Regel erst nach ein paar Jahren Berufserfahrung.

Der hiesige Weiterbildungsmarkt hat auf die veränderten Anforderungen im Job reagiert. Angehende Direktionsassistentinnen etwa müssen sich seit kurzem verstärkt mit Projekt-, aber auch mit Event-Management auseinandersetzen. Anstatt einzelne Fächer durchzugehen, werden im Rahmen der neuen Berufsprüfung vermehrt komplexe Fallbeispiele aus der Praxis thematisiert.

Allein – inwiefern derlei Kompetenzen tatsächlich zum Tragen kommen, ist auch eine Frage des Führungsstils. «In vielen Firmen ist es noch immer der Chef, der bestimmt, in welchem Masse seine Assistentin am eigentlichen Geschäft der Firma teilhaben soll», sagt Melanie Höfer vom Schweizer Vorstand der European Management Assistants (Euma), einem internationalen Netzwerk. Eine gute Assistentin steuere vieles aus dem Hintergrund. Sie bringe sich ein gegenüber dem Vorgesetzten, mache ihn auf Fehler aufmerksam, und sie weise darauf hin, wenn bestimmte Prozesse im Unternehmen zu verbessern seien. «Ein solches Berufsverständnis jedoch», betont die Euma-Vertreterin, «gründet im Wesentlichen auf dem Vertrauen des Chefs in seine persönliche Mitarbeiterin.»

Mangelnde Anerkennung

Der Wandel in den Büros bringt eine Entwicklung zum Ausdruck, die in den ökonomischen Veränderungen der letzten eineinhalb Jahrzehnte begründet ist. Betriebswirtschaftlich gesehen hat die Stellung der Assistentin eine Aufwertung erhalten. Die Wertschätzung in der Gesellschaft indes ist gering. Wenn sich eine Assistentin in studierten Kreisen als solche zu erkennen gebe, sei die Unterhaltung rasch beendet, sagt Fachjournalistin Rompel. Sie weiss: Die meisten Führungskräfte sind sich durchaus bewusst, was sie an ihren Assistentinnen haben. Für Rompel stehen Manager und Unternehmer denn auch in der Pflicht, sich für den Berufsstand ihrer engsten Mitarbeiterinnen starkzumachen.

(Bild: PLU GMBH, 2009)

Copyright © Neue Zürcher Zeitung AG
Alle Rechte vorbehalten. Eine Weiterverarbeitung, Wiederveröffentlichung oder dauerhafte Speicherung zu gewerblichen oder anderen Zwecken ohne vorherige ausdrückliche Erlaubnis von NZZ Online ist nicht gestattet.